Beruf

Jahresende was muss im Büro erledigt werden?

Jahresabschluss, Weihnachtsfeiern, Urlaubsvorbereitungen: Auch 2021 werden die letzten Wochen wieder schneller verfliegen als gedacht. Wir helfen Ihnen bei der Planung im Job: Diese zehn Dinge sollten Sie bis Jahresende noch erledigen.

Kalender bestellen

Gegen Ende November ist es höchste Zeit, sich einen neuen Jahresplaner fürs Büro zuzulegen – die schönsten Exemplare sind schnell ausverkauft. Wählen Sie eine Optik, die Ihnen gut- tut, etwa tolle Kunstdrucke, die Energie ausstrahlen, oder stimmungsvolle Natur- fotos, deren Anblick Sie gleich entspan nen lässt. Auch ein Timer hat das Potenzial zum Personal Coach, wenn Sie beispielsweise ein Exemplar mit Yoga- Übungen oder schönen Sinnsprüchen kaufen. Wenn Sie 2010 Ihr Zeitmanagement verbessern möchten, sollten Sie mit einem Tool arbeiten, das eine Ein- teilung nach Dauer, Priorität und Ziel- setzung von Aufgaben oder Terminen vorsieht. Testen Sie, ob Sie besser mit einem Ringbuch (z. B. Filofax, Chronoplan) oder digitalen Taschen-PC (z. B. Blackberry, Palm) zurechtkommen. Der erste Schritt, wenn der Kalender da ist: Achten Sie auf Feier- und Brückentage und tragen Sie die Ferienpläne für 2010 ein. Resturlaub verfällt spätestens am 31. März – überlegen Sie gleich, wann Sie ihn nehmen wollen. Schon ein Grund, sich aufs neue Jahr zu freuen!

Networking betreiben

Im Job ist, sollte man nicht vergessen – deshalb lohnt es sich, die Weihnachtszeit für Netzwerkpflege auf den letzten Drücker zu nutzen: Verschicken Sie eine Karte oder Rundmail, um bei Kunden und Co. in Erinnerung zu bleiben. Wer sich von der Masse abheben will, sollte einen überraschenden Spruch, ein ungewöhnliches Foto oder eine nette Online-Animation wählen. Noch persönlicher wirken die Grüße, wenn Sie den allgemeinen Text jeweils durch ein paar individuelle, gefühlvolle Worte ergänzen.

Piroritäten setzen

Ein Haufen Post und ein vollgesprochener Anrufbeantworter – vor den Feiertagen wird es in vielen Branchen besonders stressig. Damit Ihnen das Chaos nicht über den Kopf wächst, sollten Sie sich rechtzeitig alle Unterlagen, Anrufe und Aufträge vornehmen und sortieren. Wichtige Tätigkeiten, die sich schnell abhaken lassen, erledigen Sie möglichst direkt. Was eilig ist, aber nicht direkt zu Ihrem Aufgabenbereich gehört (z. B. Papier bestellen) sollten Sie delegieren. Bei den restlichen Aufgaben unterscheiden Sie: Was muss unbedingt vor den Feiertagen fertig wer den, was hat noch Zeit bis danach?

Laufende Projekte beenden

Die Tage vor dem Start in die Festsaison sind gezählt: Tragen Sie die Aufgaben, die gerade im Körbchen wichtig und eilig“ gelandet sind, gleich mit Bearbeitungsdauer in den Kalender ein und lassen Sie Spielraum für Notfälle. Alles, was außerdem gemacht werden muss, schreiben Sie auf eine To-do-Liste, von der Sie täglich mindestens drei Punkte abarbeiten. Fühlen Sie sich vom Glühwein oder der Geschenkejagd – mal nicht so fit, nutzen Sie diese Phasen, um die weniger anspruchsvollen Altlasten zu erledigen (Adressen übertragen, Lieferscheine ablegen etc.). Neue Ideen, die Projekte und Vorhaben im nächsten Jahr betreffen, halten Sie am besten auf einer separaten Liste im Timer für 2010 fest – so geht kein guter Gedanke verloren, und Sie kön nen sich auf den Endspurt konzentrieren.

Jahresbilanz ziehen

Machen Sie es wie die meisten Unternehmen blicken Sie auf das Geschäftsjahr zurück und ziehen Sie Bilanz. Nehmen Sie sich mindestens eine halbe Stunde Zeit (geht oft besser zu Hause), blicken Sie mit etwas Distanz auf Ihr Job Jahr und halten Sie ein paar Stichworte schriftlich fest: Was haben Sie gelernt? Wann sind Sie über sich hinausgewachsen? Welcher Moment hat Sie glücklich gemacht? Gibt es Aufgaben, die Ihnen besondere Freude bereiten? Wie ist das Verhältnis zum Chef und zu den Kollegen? Möglicherweise waren es bei der angespannten Wirtschaftslage auch eher negative Erfahrungen, die das Jahr geprägt haben. Überlegen Sie, was sich durch diese Zeit verändert hat und welche neuen Chancen sich dadurch ergeben könnten.

Vorsätze formulieren

Mit idealistischen Absichten ist das so eine Sache, denn trotz anfänglicher Begeisterung geraten sie ab Februar leicht in Vergessenheit. Damit Sie sich nicht verzetteln oder sich zu viel auf einmal vornehmen, können Sie zunächst pauschal ein Vorhaben für 2010 formulieren, z. B. „Work-Life Balance verbessern“ – das ist nun Ihre neue Mission! Hängen Sie ein Foto oder Zitat, das Sie daran erinnert, in Ihr Sichtfeld. Teilen Sie nun die Mission in Monatsetappen auf: Für Januar nehmen Sie sich beispielsweise vor, mindestens dreimal pro Woche pünktlich nach Hause zu gehen. Und für Mai, dass Sie an zehn Tagen mit dem Rad ins Büro fahren.

Finanzen ordnen

Wer zum Jahreswechsel kein Geld verschenken will, darf einige Fristen nicht versäumen: Eine Änderung der Steuerklasse muss bis zum 30.11. bei der Gemeinde schriftlich beantragt werden. Das kann sich nicht nur bei Hochzeit, Scheidung und Schwangerschaft loh nen, sondern auch, wenn ein Ehepartner arbeitslos ist. Für die private Altersvorsorge ist Silvester der Stichtag: Zulagen für die Riester-Rente können zwei Jahre rückwirkend gestellt werden, auch beim Rürup-Modell profitiert man steuerlich von einem Abschluss bis Jahresende.

Wohltätig werden

Gutes das geht auch im Job. tun – Schlagen Sie vor, die Einnahmen der Weihnachsfeier-Tombola für einen karitativen Zweck zu spenden, oder suchen Sie nach einem Projekt, für das sich die Firma einsetzen könnte. Über Organisationen wie World Vision kann man schon mit kleineren Summen konkrete Hilfe leisten. Auch im täglichen Miteinander ist Großzügigkeit gefragt. Bedanken Sie sich z. B. bei der Putzmann- schaft mit einem kleinen Geschenk.

Schreibtisch aufräumen

Schmuddelige Tassen der eine verbröselte Tastatur bieten keinen herzlichen Empfang, wenn man nach den Feiertagen durchstarten will. Machen Sie reinen Tisch, misten Sie die Ablagen und Hängeordner aus und nehmen Sie sich auch die Schränke und Schubladen vor. Wer den Raum mit Kollegen teilt, sollte einen gemeinsamen Aufräumtermin ausmachen, damit niemand gestört wird. Den Computer nicht vergessen: Checken Sie, welche Dokumente noch gebraucht werden, leeren Sie den virtuellen Papierkorb und Ihr Postfach. Wer nur wenig Zeit hat, kann sich die Mails nach Da teigröße anzeigen lassen und zumindest die umfangreichen Anhänge löschen.

Im Kopf umschalten

Alles erledigt? Super! Dann können Sie die Bürotür hinter sich abschlie Ben – auch mental. Probieren Sie es mal mit einem Trick: Halten Sie auf dem Heimweg an einer Mülltonne an und stellen Sie sich vor, alle belastenden Gedanken hineinzukippen. Kommen Ihnen während der freien Tage Ideen zum Job, können Sie alles in Ihrem Timer no tieren – so haben Sie die Überlegungen zum Arbeitsbeginn parat und können sie bis dahin wieder aus den Kopf strei chen. Oft hilft ein Ritual, um entspannt in die Weihnachtszeit zu starten, etwa ein gemütlicher Spaziergang über den Weihnachtsmarkt.

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